Nombre del Cargo: Asistente Administrativo y Logístico del proyecto” Apoyo a la consolidación de la Paz en Colombia”
I. Jefe Inmediato: Gerente de Proyecto
II. Naturaleza del contrato: Laboral a término fijo por catorce (14) meses
III. Ubicación/sede: La persona seleccionada trabajará en la sede de la oficina en Colombia del ICTJ la cual se encuentra ubicada en Bogotá.
IV. Objetivo del cargo: Asegurar la gestión e implementación de procesos, procedimientos y actividades administrativas y logísticas de acuerdo con lineamientos del ICTJ y la Unión Europea.
V. Responsabilidades del cargo:
- Gestionar el archivo y correspondencia del proyecto;
- Atender la recepción y apoyar la gestión administrativa de la oficina del ICTJ en Bogotá;
- Asegurar la dotación de la oficina para su normal funcionamiento (Papelería, cafetería, consumibles);
- Gestionar administrativamente para asegurar el normal funcionamiento de los servicios públicos e internet de la oficina en Bogotá y realizar las gestiones operativas que esto requiera;
- Gestionar inventario de mobiliario, equipos y enseres;
- Elaborar documentos, correspondencia, comunicaciones, cartas comerciales y dar respuestas a las mismas de acuerdo con lineamientos del ICTJ;
- Gestionar solicitudes para concertar citas, reuniones, actividades y viajes de acuerdo con la necesidad;
- Asegurar la logística de eventos del proyecto, reserva de hoteles, cotizaciones y reserva de tiquetes aéreos, reserva de salones, transporte del personal del proyecto y asistentes a los eventos, entre otros;
- Hacer seguimiento a las legalizaciones/reembolsos de gastos de viaje de los miembros del equipo del proyecto
- Apoyar en la implementación del SG-SST, asegurar la adecuada señalización, recarga de extintores, mantenimiento y reparaciones locativas que se requiera;
- Asegurar la afiliación de los empleados al sistema de seguridad social y ARL
- Asistir al Gerente de Proyecto en los procesos de selección de personal y contratistas para asegurar el cumplimiento de los procedimientos del ICTJ y la Unión Europea;
- Apoyar en la consecución de la documentación contable, financiera y administrativa del ICTJ para asegurar la elegibilidad del gasto del proyecto;
- Coordinar con otros miembros del personal asuntos relacionados con las operaciones del ICTJ y la Unión Europea en el marco del proyecto;
- Otras que se le deleguen en el marco de su competencia.
Responsabilidades en el sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo SG-SST:
- Procurar el cuidado integral de su salud;
- Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud;
- Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del SG-SST;
- Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo;
- Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de capacitación del SG-SST.
VI. Requisitos académicos:
- Título universitario de pregrado en Administración o áreas afines.
VII. Requisitos profesionales:
- Experiencia laboral certificada de tres (3) años;
- Experiencia en la gestión administrativa de proyectos de cooperación internacional o sociales;
- Experiencia en organización de eventos, reuniones, seminarios o conferencias; - Experiencia en gestión de archivo o manejo de políticas de archivo organizacional;
- Deseable no indispensable conocimiento de inglés (hablado y escrito);
- Habilidades interpersonales para el trabajo en equipo con el propósito de lograr las metas institucionales;
- Atención al detalle;
- Capacidad para trabajar bajo presión;
- Capacidad para generar respuesta a múltiples demandas simultáneas.
VIII. Salario básico:
- Según escala salarial del ICTJ
IX. Procedimiento de selección y puntajes:
El procedimiento de selección comprende las siguientes etapas:
(1) Verificación del diligenciamiento de la aplicación en línea dentro del tiempo establecido en la convocatoria
(2) Revisión del cumplimiento de los requisitos
(3) Selección de lista corta de candidatos
(4) Examen escrito para valorar conocimientos
(5) Entrevista
(6) Decisión final
Concepto
Hoja de vida 30%
Prueba 30%
Entrevista 40%
X. Documentación para recepción de solicitudes:
Diligenciar la aplicación en línea en el siguiente enlace: https://forms.office.com/r/HhLync3QKn
Dentro del enlace deberá elaborar una carta dirigida a la Dirección del ICTJ que determine las razones que motivan la postulación al cargo.
XI. Fecha de cierre de la convocatoria:
Se recibirán las postulaciones hasta la medianoche del domingo diecinueve (19) de mayo de 2024.
Por favor tomar en cuenta:
1. No aplique si no cuenta con los requerimientos incluidos en los términos de referencia
2. Solo se contactarán las personas que hayan sido preseleccionadas
3. A las personas preseleccionadas se le solicitarán los certificados académicos y laborales que soporten la información incluida en la presente aplicación. Los contratos no son válidos como soporte, solo las certificaciones
4. ICTJ no patrocina la expedición de visas ni traslados
5. No se tomarán en cuenta las aplicaciones enviadas después de la hora y fecha mencionada en la convocatoria.
